Gegenstand der Ausschreibung ist der --Betrieb des Externen Service Management Centers des BLB NRW für die außerhalb der Betriebszeiten sowie im Überlauf auftretenden Notfälle, Störungen und Beschwerden in Liegenschaften des BLB NRW. In diesem Rahmen schreibt der BLB NRW die Betreuung gemäß der nachfolgenden Leistungsbeschreibung von ca. 4400 Gebäuden im Service Management Center aus. --Darüber hinaus wird der Betrieb der Aufzugsnotrufzentrale für die in Liegenschaften des BLB NRW aufgeschalteten Personenaufzugs- und Lastenaufzugsanlagen (ca. 1.300 Stück) ausgeschrieben.

Ausschreibungsgegenstand ist die Übernahme des externen Service Management Centers des BLB NRW außerhalb der Betriebszeiten und im Überlauf sowie der vollständige Betrieb der Aufzugsnotrufzentrale. Die ausgeschriebenen Leistungen sind zur Sicherstellung einer einheitlichen Organisation und Qualitätsstandard in der Leistungserbringung in einem Los zusammengefasst. Eine Differenzierung der Leistungen in Teilleistungen ist im Leistungsverzeichnis vorgenommen.

Das zu betreuende Einzugsgebiet umfasst das Bundesland NRW mit einer Fläche von rund 34.100 km2, mit insgesamt 4400 Gebäuden. Vom SMC aus werden für die technischen Leistungen und die infrastrukturellen Leistungen Rahmenvertragspartner benachrichtigt und gesteuert.

Personell verfügt das eigens betriebene SMC des BLB NRW an Arbeitstagen (Montag-Donnerstag, Freitag) über eine feste Besetzungszeit von 10 bzw. 8,5 Std. Stunden. Die personelle Besetzung des SMC wird auch weiterhin mit eigenem Personal erfolgen.

Vom SMC wurden in einem 12-monatigen Zeitraum (Mittelwert 2020/ 2021/ 2022/ 2023) rund 35.500 Meldungen, davon ca. 1800 Meldung vom externen SMC, entgegengenommen. Folgende Spitzenwerte müssen vom BLB NRW eigenen SMC ohne für den Mieter/ Nutzer merkbare Einbußen in der Performance des Systems des Systems bewältigt werden:
- 35.500 Meldungen pro Jahr (+10 % Reserve für zukünftige Anforderungen)
Folgende Servicelevel müssen durch das SMC sichergestellt werden:
- Zielwert Gesprächsquote : 95,00%
- Servicelevel Wartezeit : 80,00%

Die Quote der Anrufe, die an einen externen Dienstleister weitergeleitet werden, liegt derzeit im Durchschnitt bei 9,00 % (Überlauf), was ein Volumen von ca. 1.800 Anrufen pro Jahr bedeutet.

Der Vertrag beginnt am 01.05.2025 und endet am 31.07.2027. Der Vertrag verlängert sich automatisch jeweils um ein Jahr, sofern er nicht vier Monate vor Ablauf von einer der Vertragsparteien schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet jedoch spätestens zum 31.07.2029. Zur reibungslosen und sicheren Implementierung der ausgeschriebenen Leistungen ist eine Start-Up-Phase seitens des AG geplant, welche am 01.05.2025 mit Vertragsstart beginnt und 3 Monate nach Vertragsstart 01.08.2025 (Leistungsstart) endet. Die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter des AN sollen in Abstimmung mit dem AG betriebliche Fragestellungen klären sowie abstimmen und so einen optimalen Leistungsstart unterstützen. Die Aufwendungen der Implementierung vor dem eigentlichen Leistungsbeginn sind seitens des Bieters entsprechend in der Preis und Kalkulationsliste preislich zu bewerten. 01.05.2025 Implementierungsbeginn und Vertragsbeginn 01.08.2025 Abschluss Implementierung und Regelbetrieb

Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer ist unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb von zehn Kalendertagen nach Absendung der Information per Fax oder auf elektronischem Wege bzw. 15 Kalendertagen nach einer Versendung mit anderen Kommunikationsmitteln gerügt hat, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Das Vergabeverfahren wird über den Vergabemarktplatz NRW (VMP NRW) abgewickelt. Unternehmen erhalten bei der Registrierung auf dem VMP NRW einen individuellen Unternehmensaccount. Der Austausch zwischen der Vergabestelle und dem Unternehmen erfolgt elektronisch über diesen Account und den für dieses Vergabeverfahren angelegten Projektraum im Modul "Kommunikation". Nur das Unternehmen hat Zugriff auf die über den Unternehmensaccount im Modul "Kommunikation" des Projektraums eingegangenen und ausgehenden Nachrichten. Dem Unternehmen werden hierüber auch rechtserhebliche Erklärungen im Vergabeverfahren zugestellt.

Innerhalb des Unternehmensaccounts können mehrere Nutzerkonten angelegt werden. Bei der Anlage wird die Verwendung funktionsbezogener E-Mail-Adressen empfohlen.
Weitere Informationen und Hilfestellungen zum VMP NRW sowie Anleitungen zum Bietertool für die Angebotsabgabe finden Sie auf der Internetseite des Betreibers cosinex GmbH unter folgendem Link: https://support.cosinex.de/unternehmen/pages/viewpage.action?pageId=28115008.

Zur Sicherstellung der geforderten Qualität der
Aufzugsnotrufzentrale wird im Rahmen der
Implementierungsphase die Zertifizierung des Aufzugsnotrufes in den Räumlichkeiten des AN im Hinblick auf Konformität zur
DIN EN 81/28 durch eine zertifizierte Prüfstelle vorgenommen.
Gegenstand der Zertifizierung ist die Prüfung und Bewertung der Umsetzung des Fern-Notrufs für Aufzüge, insbes. die
Eignung der Notrufzentralen unter der Berücksichtigung
der eingesetzten Technik und dem Aspekt der Notrufannahme, der Notrufbearbeitung, der Notrufspeicherung und der
Veranlassung der jeweils erforderlichen und notwendigen
Maßnahmen.
Die Prüfgrundlagen lassen sich aus den normierten Anforderungen der DIN EN 81-28, Teil 28 Fern-Notruf für Personen- und
Lastenaufzüge und den Technischen Regeln
für die Betriebssicherheit TRBS 2181 ableiten.
Gegenstand der Prüfung ist die anforderungsgerechte Dokumentation zum Fern-Notrufsystem (Alarm- und
Befreiungsplan, technische Bedienung und Administration Aufzugsnotruf, Leitfaden zur Störungsbeseitigung,
Teilnahmebescheinigung Schulung Aufzugs-Notrufsysteme) und die Umsetzung der Aufzugsnotrufzentrale am Standort des
AN.
Der AN ist zur Mitwirkung an der Zertifizierung verpflichtet.
Das Malus-System dieser Ausschreibung ist darauf ausgerichtet, entsprechende Fehler/Schlechtleistung innerhalb der
Leistungserbringung zu vermeiden bzw. eine entsprechende Sanktionierung anhand von Fehlerpunkten vornehmen zu
können, die letztendlich Auswirkungen auf die monatliche Vergütung haben können.
Wird der Auftrag einer Bietergemeinschaft erteilt, so ist diese in eine gesamtschuldnerisch haftende Arbeitsgemeinschaft mit
bevollmächtigtem Vertreter zu überführen.

Nachforderung gem. § 56 VgV

siehe Vergabeunterlagen

Die Vorgaben des TVgG NRW zu Mindestlohn/Tariftreue sind zwingend zu berücksichtigende Ausführungsbedingungen i.S.v. §§ 128 (2) i.V.m. 129 GWB. Besondere Vertragsbedingungen werden Bestandteil des Vertrages.
Externes SMC:
Das SMC des BLB verfügt über eine eigene Telefonanlage mit zentraler Rufnummer für Kunden und Nutzer der Immobilien. Die Rufnummer verweist auf einen sog. Callring, in dem die einzelnen Agenten
hinterlegt sind. Über die Anlage wird inner- u. außerhalb der Betriebszeit die Weiterleitung von eingehenden Calls zum
AN gesteuert. Dazu ist vom AN eine eigene Telefonanlage mit einem Multiplexanschluss vorzuhalten.
Aufzugsnotrufzentrale:
Der AG verfügt dazu über ein eigenes Notrufsystem, bestehend aus 3 Aufzugsnotrufzentralen für Personen- u. Lastenaufzugsanlagen in BLB Liegenschaften. Diese Systeme sind vom ext. Dienstleister(AN) komplett zu übernehmen. Mindestens zwei
Leitstellen müssen permanent angeschlossen und besetzt sein, das dritte System ist ein Backup als Reserve.